Tietosuojaseloste

Rekisteri-ilmoitus

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Seura, Y-tunnus: Seinäjoen Voimistelijat ry, 1106323-4
Osoite: Jalostajankuja 4, 60100 Seinäjoki
Sähköposti: toimisto@svo.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: Seinäjoen Voimistelijoiden toimistosihteeri Mari Korpela 045 6510224, toimisto@svo.fi

Jäsen-, valmentaja-, ohjaaja-,  luottamushenkilö-  ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus  
Seinäjoen Voimistelijoiden (myöhemmin ”seura” tai SVO”) rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Seurann järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi ja tiedotukseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

1) Seuran lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.

3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.

4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Jäsenen etu- ja sukunimi
• Alaikäisen lapsen tai nuoren huoltajan etu- ja sukunimi
• Alaikäisen lapsen tai nuoren huoltajan sähköpostiosoite
• Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Syntymäaika (pp.kk.vvvv)
• Sukupuoli
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana tai muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Luvat (mm. markkinointi- ja viestintäluvat)
• Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot
• Kuvienjulkaisulupa seuran markkinointi- ja viestintätarkoituksissa seuran nettisivuilla, facebook-sivuilla, Instagramissa, Snap Chatissa, Linked in:ssä. Jäsentiedotteissa ja painetussa materiaalissa
• Ilmoittautumiset ja läsnäolot tunneilla
• Lisenssi- ja vakuutustiedot
• palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus ja verokortti
• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys) tapahtumia, leirejä ja koulutuksia varten

Mistä tiedot ovat peräisin
Henkilötietoja kerätään jäseniltä ja jäsenten huoltajilta suoraan rekistereihin sähköpostitse, puhelimitse tai erilaisilla manuaalisilla ja sähköisillä lomakkeilla. Tietoja saadaan myös ryhmien valmentajilta ja ohjaajilta, rekisterinkäsittelijän syöttäminä sekä valokuvaajilta. Tiedot perustuvat jäsenen itsensä antamiin tietoihin.

Miten tiedot on suojattu
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu seuran järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Seuran ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Jäsenrekisteritietoja luovutetaan vuosittain tilastointeja varten Suomen Voimisteluliitolle.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Seinäjoen Voimistelijoiden jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on SVOn oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. SVO voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. SVO voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
 

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Seinäjoen Voimistelija ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).

Sopimussuhteissa olevat tahot:

Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Palkanmaksun suorittamisen kannalta tarvittavat perustiedot (hetu).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot 
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@svo.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Jalostajankuja 4, 60100 Seinäjoki.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 24.5.2018.